Hoe Microsoft 365 Copilot jouw organisatie transformeert

Het wordt nu al de krachtigste productiviteitstool ter wereld genoemd. De opkomende Microsoft Copilot zal een nieuw tijdperk van computeren openen, zegt Microsoft CEO Satya Nadella. Wat kunnen we verwachten van de nieuwe AI-assistent van Microsoft? 

Na de opkomst van ChatGPT is elk bedrijf druk bezig om AI te implementeren in hun technologie. Microsoft heeft onlangs de Copilot-functie gelanceerd als deel van de Microsoft 365-suite. De naam zegt het al. Copilot is een slimme, virtuele copiloot die je assisteert bij het optimaliseren en beheren van je werk in Microsoft 365-apps. “Voor het eerst in de menselijke geschiedenis kun je al deze macht bevelen met alleen je eigen woorden”, zegt Microsoft VP Spataro. “Het zal werk zoals we het kennen transformeren.”

De AI-tool maakt de optimale werkomgeving, zodat jij kan focussen op belangrijke taken. Laat Copilot bijvoorbeeld je vergaderingen notuleren of data-analyses maken. In deze blog gaan we dieper in op wat de Microsoft 365 Copilot voor jouw organisatie kan doen. 

Wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent gebaseerd op de software van GPT-4 van Microsoft partner OpenAI. Als je nog niet bekend bent met de prestaties van het taalmodel, GPT-4 haalt met gemak de beste 10% van het Amerikaanse ‘Bar Exam’, het toelatingsexamen in Amerika om advocaat of rechter te worden. Een indrukwekkende prestatie, als je weet dat het examen bekendstaat om zijn moeilijkheidsgraad..  

Het softwarebedrijf Microsoft maakte in maart 2023 bekend dat Copilot eraan komt. Op dit moment wordt het getest bij 20 bedrijven, waarvan 8 bedrijven in de Fortune 500. In de loop van de komende maanden wordt de prijs- en licentie informatie bekendgemaakt en Copilot breed ingevoerd over de verschillende apps. IT-beheerders zoals Bitcom zullen ook alle besturingsinformatie ontvangen. In april heeft Microsoft aangekondigd Copilot ook naar de andere Microsoft systemen Viva en Glint te brengen.  

Hoe werkt Microsoft 365 Copilot?

Copilot zet AI (Artificial Intelligence) in om content te maken door informatie te vergaren vanuit verschillende Microsoft bronnen, zoals je agenda en e-mails in Outlook, chats in Teams, documenten in Word, Excel en PowerPoint en notities van vergaderingen in OneNote.

Met behulp van grote taalmodellen (LLM’s) en Microsoft Graph gebruikt Microsoft 365 Copilot de inhoud en context van alle inhoud in het Microsoft 365 universum. Zo is Copilot veel meer dan enkel een verbinding met ChatGPT.
Je kan Copilot aansturen met je eigen woorden, zonder ingewikkelde gecodeerde taal. De vragen of opdrachten die je geeft heten prompts. De vicepresident van Microsoft Corporate geeft aan dat Copilot nog niet perfect is. Soms zal het informatie verkeerd begrijpen, maar in het proces bespaar je nog steeds veel tijd. Uiteindelijk behoud je als gebruiker altijd zelf het laatste woord over het eindproduct.

“Deze volgende generatie van AI zal een nieuwe golf van productiviteitsgroei starten met krachtige copiloten die zijn ontworpen om de sleur uit onze dagelijkse taken en banen te verwijderen. Daarom herontdekken we de vreugde van creatie.” – Satya Nadella (Microsoft)

De verschillende apps met Copilot

Copilot is geïntegreerd in de gehele Microsoft 365 omgeving. Hierdoor is de tool altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen jouw bedrijf. Hoe kan je Copilot inzetten om tijd te besparen in jouw meest gebruikte Microsoft programma?

Word

Met Copilot in Word hoef je nooit meer te starten met een lege pagina zonder ideeën. Dankzij deze tool kun je instructies geven en zo automatisch documenten laten schrijven, bewerken en samenvatten. Bovendien kan Copilot je bestaande Word-bestanden verbeteren door suggesties te geven en de toon van je tekst aan te passen. 

Mogelijke Copilot prompts voor Word: 

• Maak een samenvatting van pagina 6.
• Verander de toon van het document naar formeel
• Maak een projectvoorstel op basis van de notulen van de vergadering van vandaag.

Excel

Met Copilot in Excel kun je snel en gemakkelijk professionele data-analyses maken. In plaats van te worstelen met formules, gebruik je natuurlijke taal om Copilot vragen te stellen over je dataset. Copilot zal de gegevens analyseren, correlaties opmerken en nieuwe formules voorstellen op basis van je vragen.

Mogelijke Copilot prompts voor Excel: 

• Toon de totale omzet van alle producten in kwartaal 3.
• Maak een grafiek van de verkoopcijfers per maand voor de laatste 2 jaar.
• Stel een scenario voor waarbij de verkoopcijfers met 10% toenemen en laat zien wat dit zou betekenen voor de winst.

PowerPoint

Dankzij Microsoft 365 Copilot is het maken van een professionele presentatie zo gepiept. Met Copilot geef je eenvoudig instructies en maakt de tool automatisch een mooie PowerPoint-presentatie voor je. Bovendien kan Copilot gegevens uit andere documenten halen, zodat je presentatie nog completer wordt.

Mogelijke Copilot prompts voor PowerPoint: 

• Maak een presentatie over de verkoopcijfers van het afgelopen jaar en gebruik gegevens uit het Excel-bestand.
• Maak op basis van deze presentatie een verkorte samenvatting van 4 pagina’s.
• Voeg afbeeldingen toe van de nieuwe productlijn.

Outlook

Bijna 80% van onze werkweek bestaat uit kleine taken zoals het lezen en beantwoorden van mails. Bespaar tijd en laat Copilot je mails samenvatten, gesuggereerde antwoorden geven en afspraken in de agenda zetten. Zo is je inbox binnen minuten leeg. 

Mogelijke Copilot prompts voor Outlook: 

• Geef me een samenvatting van mijn ongelezen e-mails van vandaag.
• Plan een afspraak met [persoon] om 14.00 uur morgenmiddag. Vermeld dat er lunch is. 
• Antwoord op de e-mail van [persoon] met: “Bedankt voor je e-mail, ik zal het bekijken en binnenkort antwoorden.”

Teams

Copilot maakt elke vergadering productief. Het vat de belangrijkste discussiepunten samen, schrijft notulen en actiepunten op, allemaal tijdens de vergadering zelf. Zo kun je na afloop direct aan de slag.

Mogelijke Copilot prompts voor Teams:

• Welke beslissingen zijn er genomen en wat zijn enkele voorgestelde vervolgstappen?
• Vat samen wat ik gemist heb in de vergadering. 
• Waar zijn we het oneens over dit onderwerp?

Business Chat

Alle krachten van Copilot komen samen in de nieuwe Business Chat. Maak taken mogelijk die voorheen onmogelijk waren. Laat bijvoorbeeld Business Chat je team op de hoogte brengen van de belangrijkste punten uit de laatste meeting. Je blijft altijd in controle, omdat je alle berichten en acties kan controleren voordat je op de verzendknop drukt.

Mogelijke Copilot prompts voor Business Chat: 

• Vat chats, emails en documenten samen over de escalatie van [klant] gisteravond. 
• Schrijf een nieuw planningsoverzicht in de stijl van [Bestand 1] met de tijdlijn van [Bestand 2] en projectlijst in [Persoon]’s email.

Wat zijn de risico’s voor [Project]? Help me te brainstormen over mogelijke oplossingen.

Wat zijn de voordelen van Microsoft 365 Copilot?

Denk aan Copilot als je eigen virtuele assistent. Uiteindelijk helpt het je op meerdere manieren om tijd te besparen, je werk kwalitatiever te maken en taken bij je weg te nemen. 

1. Betere productiviteit

Door de persoonlijke assistentie in Microsoft 365, verbetert Copilot je productiviteit immens. Focus je op andere verantwoordelijkheden, terwijl Copilot focust op andere werkintensieve taken. Ook kan Copilot voor bijna alles een opzet maken. Bespaar tijd in informatie zoeken, schrijven en aanpassen. 

2. Expertise is altijd dichtbij

Microsoft Copilot biedt altijd een expert perspectief wanneer je het nodig hebt. Met alle kennis van het internet en jouw organisatie, beantwoordt Copilot al je ingewikkelde vragen. 

3. Verbeterde veiligheid

Ook voor IT en security is Copilot je beste vriend. Copilot kan bijvoorbeeld in Outlook helpen om e-mailfilters op te zetten die de risico’s van een kwaadaardige mail verkleinen. Zo wordt jouw organisatie veiliger op dagelijks niveau.

Hoe kan ik Microsoft 365 Copilot gebruiken?

Momenteel zit Microsoft 365 Copilot nog in de testfase. De tool wordt in de komende maanden beschikbaar, maar de specifieke implementatiedatum is nog niet bekend. Wil jij een van de eerste zijn die met Microsoft 365 Copilot werkt? Bereid je alvast voor met de juiste licentie. Om Microsoft 365 Copilot te gebruiken, moet je gebruik maken van Microsoft Office 365 met een Business Plan.

Gebruik je nog geen Microsoft 365 of wil je helemaal klaar zitten voor de lancering van Microsoft 365 Copilot? Laat Bitcom je helpen. Bel ons op 078 – 673 51 11 of mail ons op info@bitcom.nl. We helpen je met plezier verder.